Aufbewahrungsfrist: Was Sie wie lange gut archivieren sollten

Wir sagen Ihnen, welche Aufbewahrungsfrist Privatpersonen für Verträge, Rechnungen und Kontoauszüge beachten sollten

Kann das weg oder muss ich es behalten und gut wegheften? Wir geben eindeutige Antworten zur Aufbewahrungsfrist von Dokumenten, mit denen Sie im Alltag immer wieder zu tun haben.

1. Aufbewahrungsfrist für Quittungen und Kaufbelege:

• Für diese Belege gibt es keine gesetzlich geregelte Aufbewahrungsfrist für Privatpersonen.
• Wer jedoch Neuwaren kauft, schließt einen Kaufvertrag gemäß BGB ab, weshalb für den Kaufgegenstand die gesetzliche Gewährleistungsfrist der §§ 437 und 438 ff. BGB gilt. Diese beträgt zwei Jahre.
• Möchte der Käufer innerhalb dieser Zeit das gekaufte Produkt reklamieren, so muss er – um seinen Anspruch begründen zu können -, auch belegen, wann er den Artikel gekauft hat. Hierzu dienen in aller Regel die Kaufbelege (Rechnungen) und Quittungen.
• Diese Gewährleistungsfrist gilt auch bei Käufen aus dem Internet.
• Aufgrund dieser gesetzlichen Gewährleistungsfrist empfiehlt es sich also, Quittungen und Kaufbelege zwei Jahre aufzubewahren.
• Wichtig ist auch zu wissen, dass eine längere Gewährleistungsfrist von fünf Jahren gilt, wenn es sich um den Kauf eines Bauwerks oder um eine Sache handelt, die entsprechend ihrer üblichen Verwendungsweise für ein Bauwerk verwendet worden ist. Diese Belege sollten deshalb entsprechend länger aufbewahrt werden.

2. Aufbewahrungsfrist für Bankunterlagen:

• Die Unterlagen zu bezahlten Rechnungen, also Kontoauszüge und Quittungen bei Barauszahlungen, sollten in jedem Fall drei Jahre lang aufbewahrt werden.
• Dies deshalb, weil so lange die regelmäßige Verjährungsfrist bei Alltagsgeschäften gilt und dies somit auch der Zeitraum ist, in dem Forderungen generell geltend gemacht werden können.
• Auch zum Beispiel der Zahlungsanspruch des Verkäufers im Rahmen eines Kaufvertrages verjährt nicht in zwei Jahren, sondern in drei Jahren, da es sich bei dem Zahlungsanspruch nicht um die Geltendmachung von Gewährleistungsrechten (siehe oben unter Ziffer 1) handelt.
• Die Bank selbst ist verpflichtet, alle Unterlagen ihrer Kunden zehn Jahre lang aufzubewahren.
• Unabhängig hiervon ist aber zu empfehlen, einige Bankunterlagen für immer aufzubewahren. Hierunter fallen zum Beispiel Immobilienkauf- und Darlehensverträge. Sie können zum Beispiel dazu dienen, noch rückwirkend Ansprüche durchzusetzen.
• Generell gilt also auch hier, dass man die Bankunterlagen so lange aufbewahren sollte, wie die Verjährungsfrist des getätigten Rechtsgeschäftes ist, das in diesen abgebildet ist.
• Bankunterlagen, die also im Zusammenhang mit dem Bau eines Eigenheims entstehen, sollten auf jeden Fall mindestens fünf Jahre aufgehoben werden.
  

3. Aufbewahrungsfrist für Steuerunterlagen bei Privatpersonen:

• Für Privatpersonen an sich gibt es keine gesetzliche Verpflichtung, ihre eigenen Steuerunterlagen aufbewahren zu müssen.
• Anders ist es aber bei Selbstständigen: Sie müssen sämtliche Rechnungen und Belege, die sie von der Steuer abgesetzt haben, zehn Jahre lang aufbewahren.
• Dies bedeutet, dass private Steuerunterlagen eigentlich direkt nachdem die Steuererklärung beim Finanzamt eingegangen ist, entsorgt werden können.
• Es empfiehlt sich aber dennoch, diese für längere Zeit zu archivieren. Denn bei vielen Anträgen, wie zum Beispiel einem Kreditantrag oder beim Jugendamt, wo der Kindergartenplatz zu zahlen ist, muss die Einkommenshöhe nachgewiesen werden.Dies ist natürlich am einfachsten, wenn man einen Einkommensteuerbescheid vorlegt. Auch dieser sollte daher im eigenen Interesse aufbewahrt werden.

4. Aufbewahrungsfrist von Renten- bzw. Versicherungsunterlagen und ärztlichen Unterlagen:

• Rentenunterlagen sollte man generell ein Leben lang behalten. Dies deshalb, da man bei der zuständigen Behörde nachweisen muss, wie lange man beschäftigt war.
• Aus diesem Grunde zählen auch Ausbildungsurkunden, Studienbescheinigungen, Arbeitsverträge oder Gehaltsabrechnungen zu den Unterlagen, die in diesem Rahmen aufbewahrt werden sollten.
• Versicherungsunterlagen müssen auf jeden Fall so lange aufbewahrt werden, so lange die Versicherungsverträge noch laufen. Wichtig sind hier insbesondere der Versicherungsschein, die Versicherungsbedingungen und alle im Laufe des Vertragsverhältnisses vorgenommenen verbindlichen Nachträge.
• Aber auch nach Beendigung des Versicherungsvertrages empfiehlt es sich, die entsprechenden Dokumente noch mindestens drei Jahre aufzubewahren, denn die oben beschriebene regelmäßige Verjährungsfrist gilt grundsätzlich auch für erbrachte Versicherungsleistungen.
• Ärztliche Unterlagen wie Röntgenbilder, Befunde und Arztberichte gehören ebenfalls zu den Unterlagen, die man so lange wie möglich archivieren sollte. Hier gilt es auch zu beachten, dass bei Personenschäden, die zum Beispiel auf einen Behandlungsfehler zurückzuführen sind, eine Verjährungsfrist von bis zu 30 Jahren gelten kann.

5. Aufbewahrungsfrist für Vielverdiener:

• Hier gilt zu beachten: Wer als Angestellter höhere Einnahmen als 500.000,00 € im Jahr Erzielt, muss eine Aufbewahrungsfrist einhalten.
• Es gilt, dass sämtliche Dokumente, vor allem aber die steuerliche relevanten Unterlagen aufbewahrt werden müssen. Davon sind auch Kontoauszüge betroffen, die in diesem Rahmen laut Gesetz einer 6jährigen Aufbewahrungsfrist unterliegen.

6. Aufbewahrungsfrist für Privatpersonen bei Handwerkerrechnungen:

• In diesem Bereich gibt es die einzige für Privatpersonen gesetzlich vorgeschriebene Aufbewahrungspflicht.
• § 14 b Abs. 1 UStG soll Schwarzarbeit verhindern und sieht deshalb vor, dass auch Privathaushalte Handwerkerrechnungen aufbewahren müssen.
• Im Zweifelsfall ist es wichtig, dass die Privatperson nachweisen kann, dass der Handwerker die Arbeiten nicht schwarz ausgeführt hat, sondern eine ordnungsgemäße Rechnung gestellt und diese auch ordnungsgemäß versteuert hat.
• Wichtig ist auch zu wissen, dass der Handwerker auf seiner Rechnung die Aufbewahrungspflicht notieren muss. In der Regel wird diese bei Privatpersonen mit zwei Jahren angegeben.

7. Aufbewahrung in elektronischer Form (z.B. gescannt) oder im Original:

• Immer wieder stellt sich Privatleuten auch die Frage, ob es nicht ausreichend ist, die Dokumente und Unterlagen einfach platzsparend in elektronischer Form aufzubewahren und die schriftlichen Originale zu vernichten.
• Hier ist aber grundsätzlich Vorsicht geboten!
• Nicht nur als Unternehmer, sondern auch als Privatmann sollten Sie sich vor Vernichtung der Originalunterlagen immer fragen, ob eine Aufbewahrung im Original aus Beweisgründen notwendig bzw. im Einzelfall sinnvoll ist. Die Aufbewahrung des Originals kann z.B. aus Gründen der Beweiserheblichkeit im Prozess notwendig sein. Dies ist beispielsweise immer dann der Fall, wenn ein Rechtsanspruch schon per Gesetz nur durch das Original zu beweisen ist (z. B. bei Vollmachten, Wertpapieren, Kündigungen, einseitig erklärte Willenserklärungen allgemein etc).
• Grundsätzlich genügt zwar die Möglichkeit der „bildlichen Wiedergabe zur Beweissicherung“, denn diese unterliegt grundsätzlich der freien richterlichen Beweiswürdigung.
• Als Urkundenbeweise gelten aber nur schriftliche Äußerungen. Opto-elektronisch gespeicherte Daten gelten deshalb vor Gericht nicht als Urkunden im Sinne der Zivilprozessordnung. Ihnen fehlt die für Urkunden erforderliche Schriftlichkeit, da bei diesen Speichermedien Belege digital aufgezeichnet werden und sie deshalb nur maschinell darstellbar sind.
• Es lässt sich deshalb sagen, dass Sie wichtige Dokumente lieber im Original aufbewahren sollten.
• Zwar ist eine „Trendwende“ erkennbar und insbesondere Behörden sind immer intensiver dabei, elektronische Wege zur Weiterleitung und Speicherung von auch wichtigen Dokumenten zu schaffen (z.B. Finanzamt mit Elster oder auch die gerichtlichen Mahnverfahren). Aber dieser Weg ist in vielen Bereichen leider erst am Anfang.