Telefonkonferenzen: Je kürzer, desto besser

Telefonkonferenzen im Homeoffice sollten festen Regeln folgen

Die Corona-Pandemie verändert auch die Kommunikation. Seitdem viele Menschen in den eigenen vier Wänden arbeiten, haben Telefonkonferenzen die persönlichen Treffen abgelöst. Feste Regeln verhindern, dass diese virtuellen Meetings an den Nerven zerren, rät das R+V-Infocenter. 

Belastungsprobe für alle

Wenn alle durcheinanderreden, einander ins Wort fallen oder laute Hintergrundgeräusche die Sprecher übertönen, dann können Telefonkonferenzen zu echten Belastungsproben werden. „Durch die Angst vor dem Corona-Virus sind viele Menschen emotional sehr dünnhäutig. Disziplin und Rücksichtnahme sind daher besonders wichtig – auch bei Telefonkonferenzen“, rät richtigerweise die Psychologin Karin Clemens, Geschäftsführerin des R+V-Dienstleisters Human Protect.

Volksbank Lübbecker Land 2021 Telefonkonferenzen

Foto: Fotolia / k.yolshin@gmail.com

Ein begrenzter Zeitrahmen und eine bereits vorher bekannte Agenda verhindern in diesem Sinne, dass Telefonkonferenzen ausufern. Außerdem ist es sinnvoll, einen Moderator zu bestimmen, der die Tagesordnung im Blick hat und den Teilnehmern das Wort erteilt. „Je länger so eine Konferenz dauert, desto größer ist die Gefahr, dass die Gedanken abschweifen. Wichtige Informationen können die Empfänger dann gar nicht mehr erreichen“, sagt Clemens. „Ein Mensch kann sich gut 60 Minuten konzentrieren, auch 90 Minuten sind noch gut machbar. Aber spätestens dann braucht das Gehirn eine kurze Pause.

Das Schwätzchen fehlt

Das Gehirn ist ein ‚Sprinter‘, kein ‚Marathonläufer‘. Deswegen sind kürzere Einheiten besser.“ Besonders Menschen, die alleine leben, fehlt jetzt das kurze Schwätzchen mit den Kollegen auf dem Flur. Telefonkonferenzen sind jedoch nicht der richtige Ort dafür, sagt Clemens.

„Das sprengt den Rahmen und zieht die Konferenzen unnötig in die Länge. Besser ist  es beispielweise, sich zu zweit oder im kleinen Kreis mit netten Kollegen zu einem kurzen täglichen Kaffeeklatsch zu verabreden.“

Auf die Wortwahl kommt es an

„Auch wenn wir das nicht immer bewusst registrieren, läuft Kommunikation zu einem großen Teil nonverbal ab. Das macht Telefonkonferenzen schwieriger, weil wir uns dabei nicht mit Blicken und Gesten verständigen können.“ Karin Clemens rät deshalb, sich am Telefon klar und deutlich auszudrücken. „Vorsicht vor ironischen Untertönen. Sie sind oft nur schwer verständlich, wenn wir die Mimik des Sprechers nicht sehen können. Dies kann unter dem Strich zu Missverständnissen und Unmut führen. Bleiben Sie daher sachlich.“ Ebenso haben Streitgespräche in großen Runden nichts verloren, meint die Psychologin. Sie rät dazu, Konflikte lieber in kleinen Gruppen oder im Zweiergespräch auszutragen.

Auch schlechte Laune dringt über die Telefonleitung bis zum Gesprächspartner vor, weiß Clemens. „Hier hilft allerdings der alte Trick vom Lächeln am Telefon. Oder sich ein schönes Foto neben das Telefon zu stellen. Denn das entspannt, macht die Stimmlage positiver und wirkt sich auch auf die Wortwahl aus.“

Weitere Tipps des R+V-Infocenters:

  • Hintergrundgeräusche wie schreiende Kinder, das Klingeln des Handys oder der Ton des Fernsehers sind für Teilnehmer von Telefonkonferenzen nervig. Für das Gespräch hingegen möglichst an einen ruhigen Ort zurückziehen und Fenster und Türen schließen.
  • Pünktlichkeit ist ein Muss bei Telefonkonferenzen, damit nicht ständig alle Informationen wiederholt werden müssen.
  • In großen Runden kann es ebenfalls sinnvoll sein, den eigenen Beitrag mit dem Namen einzuleiten, damit jeder weiß, wer spricht.
  • Videos und Präsentationen machen die ohnehin stark ausgelasteten Netze störanfälliger, warnen IT-Experten. Deshalb nur das zeigen, was unbedingt notwendig ist.

(Text: R+V)

Zuletzt ein anderes wichtiges Thema: Vorsicht, Telefonbetrüger!

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